الأتمتة بالذكاء الاصطناعي. المهام التي تتكرّر كل يوم، بعبء أخفّ.

يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة نصّ وتصنيفه وتلخيصه واستخراج المعلومات منه. وعند ربطه بأدواتكم، يتولّى المراحل الآلية من عمل تُنجزونه اليوم يدويًا.

• فرز رسائل البريد الإلكتروني. تُقرأ الرسائل الواردة وتُرتَّب بحسب نوعها: طلب عرض سعر، أو سؤال، أو فاتورة، أو شكوى. وفي الحالات المعتادة، تنتظركم مسودة ردّ لمراجعتها قبل الإرسال.
• إعداد عروض الأسعار. انطلاقًا من طلب يصل عبر البريد الإلكتروني أو عبر نموذج، تُستخرَج العناصر المفيدة وتُعَدّ مسودة عرض سعر وفق قائمة أسعاركم. ثم تتحقّقون منها وتعدّلونها وترسلونها.
• المحاضر. تتحوّل ملاحظاتكم أو النصّ المفرَّغ لاجتماع ما إلى محضر واضح: القرارات المتّخذة، والإجراءات المطلوبة، ومن يتولّى كلًّا منها.
• بيانات المستندات. الفواتير، وأوامر الشراء، والنماذج بصيغة PDF: تُستخرَج التواريخ والمبالغ والأرقام المرجعية، ثم تُرتَّب في جدول بيانات، أو في برنامجكم متى أمكن ذلك، بدل نسخها يدويًا.
• التقارير الدورية. تُجمَع الأرقام من مصادر متعدّدة وتُعرَض في تقرير مكتوب بلغة بسيطة، كل أسبوع أو كل شهر، جاهز للمراجعة.

مهمّة أخرى؟ المهمّة التي تتكرّر كثيرًا، وتتبع قواعد ثابتة نسبيًا، ويسهل التحقّق من نتيجتها، تُعَدّ نقطة انطلاق جيدة. صِفوها لي، وسنرى معًا إن كانت تصلح للأتمتة.

أبدأ على نطاق صغير، بحالة ملموسة، ولا أوسّع النطاق إلا بعد التحقّق من النتيجة معكم.

1. معاينة المهمّة. تُرونني كيف تُنجَز اليوم، وبأي أدوات، وما استثناءاتها. ثم نختار معًا ما سيُؤتمَت وما يبقى بأيديكم.
2. الاختبار على أمثلتكم. تُجرى تجربة أولى على حالات حقيقية من نشاطكم، وترون النتائج، بما فيها الأخطاء، قبل أي قرار.
3. التشغيل. تُربَط الأتمتة بأدواتكم، مع موافقة بشرية حيث يكون الخطأ مكلفًا. ويشرح توثيق بسيط طريقة عملها.
4. المتابعة والتعديل. في الفترة الأولى، تُراجَع النتائج عن كثب. وتُصحَّح القواعد عند الحاجة، ثم يمكننا الانتقال إلى المهمّة التالية.

الذكاء الاصطناعي مفيد في العمل المتكرّر، لكنه ليس معصومًا من الخطأ. وأفضّل أن أعرض عليكم حدوده قبل البدء، حتى تُبنى الأتمتة مع مراعاتها.

• قد يخطئ. رسالة صُنِّفت خطأً، أو رقم قُرئ خطأً، أو تفصيل مختلَق: هذه الأخطاء واردة. وتبقى المراحل التي تُلزمكم، مثل إرسال عرض سعر، خاضعة لمراجعتكم.
• لا يحلّ محلّ حكمكم. الشكوى الحسّاسة أو القرار التجاري يتطلّب نظركم. الذكاء الاصطناعي يُعِدّ، وأنتم تقرّرون.
• بياناتكم تستدعي الحذر. أشرح لكم أين تمرّ معلوماتكم، وأقصر ما يُرسَل على الضروري. ويراعي اختيار الأدوات حساسية بياناتكم.
• الأدوات تتطوّر. تتغيّر وظائف خدمات الذكاء الاصطناعي وأسعارها. وأفضّل حلولًا بسيطة وموثّقة، يمكننا تعديلها أو إيقافها دون إعادة بناء كل شيء.

الأتمتة المصمَّمة جيدًا توفّر وقتكم في المراحل الآلية وتترك لكم القرار. وأخبركم أيضًا متى لا تستحقّ مهمّة ما عناء الأتمتة: لأنها نادرة جدًا، أو متقلّبة جدًا، أو حسّاسة جدًا.